Conservazione digitale

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CONSERVAZIONE DIGITALE

Conservazione Zucchetti: descrizione

Conservazione Zucchetti è la soluzione che ti permette di eliminare gli archivi cartacei nel pieno rispetto delle disposizioni di legge.

Tramite l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, puoi digitalizzare qualsiasi tipo di documento aziendale rilevante ai fini civilistici e fiscali e renderlo immodificabile, non deteriorabile e disponibile nel tempo nella sua autenticità.

Grazie alla completa automatizzazione dei flussi documentali, Conservazione Zucchetti ti consente di semplificare al massimo l’attività di conservazione, operando in tutta sicurezza e ottimizzando i costi. Studiata per rispondere al meglio alle tue esigenze, la soluzione è disponibile in modalità outsourcing per non doverti preoccupare di nulla.

ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE: DIFFERENZE

L’archiviazione elettronica di documenti è in linea generale il processo che permette di memorizzare su un supporto fisico (PC, DVD, CD, ecc.) un documento informatico e il suo contenuto informativo.
Non è disciplinata da alcuna normativa e può essere effettuata ad uso interno per motivi organizzativi, per avere accesso ai documenti in modo semplice e razionale.

La conservazione digitale di documenti informatici è disciplinata dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dai relativi decreti di attuazione. Garantisce integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico e preserva nel tempo la sua validità legale. Sostituisce la conservazione su carta anche per i documenti cartacei all’origine; tale processo è successivo all’eventuale archiviazione.


QUALITA’ E SICUREZZA 

 

 

Firma digitale e marcatura temporale



Zucchetti, da ottobre 2015, è Certificatore Accreditata presso AgID per l’emissione di certificati qualificati di firma digitale.In linea con il nuovo Regolamento eIDAS (Regolamento UE 910/2014), entrato in vigore il 1° luglio 2016, Zucchetti ha ottenuto la certificazione di Qualified Trust Service Provider per i servizi di Firma Digitale e Marcatura Temporale.
Le firme digitali e le marche temporali Zucchetti godono quindi di pieno valore legale in tutti gli stati dell’Unione Europea.

Conservazione digitale


Zucchetti da ottobre 2015, è Accreditata presso AgID per il servizio di Conservazione digitale. È inoltre conforme ai requisiti di cui all’art. 24 del Reg. UE 910/2014 eIDAS (in vigore dal 1° luglio 2016) avendo conseguito la certificazione di prodotto per il servizio di Conservazione Digitale come da “Lista di Riscontro per le attività di vigilanza e certificazione di conformità v.1 del 14 aprile 2017” elaborata da AgID.

Sistema di Gestione Qualità

Zucchetti ha adottato un Sistema di Gestione Qualità (SGQ) conforme alla norma ISO 9001:2015 finalizzato a rispondere agli obiettivi aziendali di:

  • garantire il miglioramento continuo della soddisfazione delle esigenze dei clienti
  • ottimizzare l’organizzazione delle risorse e le interazioni tra i processi aziendali
  • ridurre il più possibile il verificarsi di situazioni e condizioni di non conformità dei prodotti e/o servizi

Sicurezza delle Informazioni

Zucchetti attribuisce importanza strategica al trattamento sicuro delle informazioni e riconosce la necessità di sviluppare, mantenere, controllare e migliorare in modo costante un Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni (SGSI), in conformità alla norma ISO/IEC 27001:2013.

 

Sistema di gestione dei dati personali

Zucchetti ha adottato un Sistema di Gestione delle Informazioni Personali conforme alla norma BS 10012:2017 nell’ambito dei processi e attività di fornitura di servizi fiduciari, della conservazione digitale a norma, dei servizi erogati dal Data center e dello sviluppo e commercializzazione software, al fine di garantire la tutela dei dati personali conformemente ai requisiti del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR – General Data Protection Regulation – Reg UE 2016/679) in vigore dal 25 maggio 2018 in tutti i Paesi membri dell’Unione Europea.

Conservazione Zucchetti, operando in completa conformità con le norme vigenti, consente al proprio cliente di fruire di notevoli vantaggi sia in termini operativi che economici.


Vantaggi dell’incarico in outsourcing

 

Il cliente che affida a Zucchetti l’incarico per svolgere il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione, delega lo svolgimento di quasi tutti gli adempimenti che la norma pone in capo al Responsabile della Conservazione, quali:

  • definire le procedure da mettere in atto per conservare digitalmente i diversi documenti aziendali;
  • gestire il processo di conservazione digitale;
  • effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  • verificare periodicamente l’integrità degli archivi e la leggibilità degli stessi.

Vantaggi operativi ed economici

 

Sono diversi e tra i principali, si segnalano:

  • la riduzione in modo sensibile del costo di gestione degli archivi cartacei;
  • il venir meno della stampa dei documenti cartacei con conseguente effetti positivi anche sull’ambiente;
  • la rapidità nella ricerca dei documenti;
  • l’ottimizzazione dei processi aziendali;
  • la maggior sicurezza e riservatezza delle informazioni.

Per consentirti di estenderne le potenzialità, Conservazione Zucchetti è integrabile con i seguenti software:

INFINITY DMS
Il software di gestione documentale rivolto a chi intende semplificare il processo di archiviazione, condivisione e distribuzione di dati e documenti aziendali, attraverso la completa dematerializzazione dei flussi cartacei.

GESTIONALI
Conservazione Infinity ti consente di conservare in tutta sicurezza qualsiasi tipo di documento a rilevanza fiscale o civilistica prodotto dal tuo gestionale, limitando passaggi inutili e ripetitivi e garantendoti così la massima efficienza operativa.

FATTURAZIONE ELETTRONICA
Grazie alla Fatturazione Elettronica puoi emettere puoi emettere fatture elettroniche tra privati (B2B) e con la Pubblica Amministrazione (B2G), come previsto dagli obblighi normativi vigenti.

Conservazione Zucchetti è la soluzione di conservazione digitale che consente ad aziende, studi professionali e associazioni di categoria di eliminare gli archivi cartacei, ottemperando a tutti gli obblighi di legge.

Il flusso documentale di Conservazione Zucchetti è completamente automatizzato: semplifica al massimo l’attività di conservazione, minimizzando l’impatto sull’organizzazione dei flussi documentali, nonché la complessità del processo seguito dal cliente, garantendo elevati livelli di sicurezza e la corretta applicazione della normativa vigente.

 

Non pensarci, Conservazione Zucchetti pensa a tutto!

Zucchetti propone la conservazione digitale in Outsourcing, assumendo il ruolo di Responsabile della Conservazione.

Grazie a questa modalità il cliente può beneficiare dei vantaggi della dematerializzazione senza gli oneri che la normativa comporta, poichè è Zucchetti a farsi carico di:

  • adempimenti prescritti;
  • apposizione di firma digitale e marca temporale;
  • aggiornamento costante sulle regole imposte dalla normativa;
  • controlli (sia logici che fisici) per il rispetto delle regole in materia di conservazione


Affidabilità e durata nel tempo in tutta sicurezza

Zucchetti, principale protagonista italiano nel settore IT, è il partner solido e affidabile che fornisce ai propri clienti un servizio sicuro, semplice e completo, garantendo:

  • sicurezza e tecnologia adeguata;
  • conoscenza normativa;
  • conoscenza dei processi gestionali;
  • conservazione nel lungo periodo

Cosa puoi conservare? 

Tutte le Aziende (private e pubbliche) gestiscono documenti che accompagnano il loro ciclo produttivo. Tutti i documenti che nascono elettronici (o che vengono trasformati in elettronico) devono essere conservati a norma di legge.

I principali documenti da conservare,comuni a tutte le aziende, enti privati e pubblici, associazioni e professionisti sono:

  • fatture attive e passive (tra privati e verso la Pubblica Amministrazione);
  • libro giornale e libro degli inventari;
  • scritture ausiliare di magazzino;
  • registri IVA;
  • dichiarazioni fiscali (Unico, 730, 770);
  • modelli di pagamento (F23 e F24);
  • Libro Unico del Lavoro (LUL);
  • ricevute e scontrini fiscali;
  • libri sociali;
  • documenti di trasporto;
  • documenti di Posta Elettronica Certificata (incluse le ricevute di consegna ed accettazione);
  • contratti;
  • documenti protocollati;
  • documenti sanitari;
  • polizze assicurative;
  • distinte bancarie di cassa.

In particolare i servizi di Conservazione digitale a norma sono largamente utilizzati da:

  • Studi Commercialisti, per la gestione contabile amministrativa per i loro Clienti;
  • Studi professionali, per conservare la corrispondenza e gli atti intercorsi con i loro Clienti;
  • Associazioni di categoria, per fornire servizi centralizzati di conservazione ai loro associati
  • Sanità, per la gestione a norma del fascicolo sanitario;
  • Finance (Banche, Assicurazioni, Fondi di Investimento), la gestione dei documenti elettronici (e relativa conservazione) permette di ottimizzare e remotizzare i processi di sottoscrizione dei contratti di investimento e polizze assicurative, oggi ancora in forma prevalentemente cartacea.