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La soluzione per i gruppi di volontariato di protezione civile

La soluzione per la gestione dei processi di logistica, di manutenzione e delle attrezzature dei gruppi di volontariato della Protezione Civile Studiata per migliorare efficienza e produttività dell’organizzazione, risulta oggi lo strumento fondamentale per il funzionamento di un moderno gruppo di volontari di
Protezione Civile siano essi Comunali o privati.

La Protezione Civile è una struttura complessa la cui operatività è fortemente condizionata da eventi esterni, imprevedibili e con un’elevata variabilità.
In tale contesto il corretto funzionamento dell’intera “macchina” dipende da diversi fattori critici che devono necessariamente coesistere per garantire l’efficienza dell’intera organizzazione:

  • Abbattimento del tempo necessario per la gestione del magazzino.
  • Efficace acquisizione e disponibilità delle informazioni riferite alle attrezzature.
  • Dettagliata conoscenza delle attrezzature, in termini di caratteristiche, per la gestione della sicurezza in ottica Dlgs. 81/08.
  • Efficiente suddivisione dello spazio fisico del magazzino in ubicazioni per consentire di rintracciare velocemente ed in modo puntuale le attrezzature.
  • Conoscenza generale del magazzino, intesa come capacità di pronta risposta alle diverse richieste
  • Gestione strutturata delle richieste di “prestito” di attrezzature provenienti da altri enti/associazioni appartenenti al sistema di Protezione Civile.
  • Condivisione delle informazioni ottimali, evitando così ridondanze, perdite di tempo e scelte sbagliate.

Inoltre, non di minore importanza rispetto ai fattori legati all’efficienza, l’organizzazione deve garantire:

  • Elevata trasparenza nei confronti delle amministrazioni Comunali e degli organi di controllo dei gruppi in relazione alle attrezzature messe a disposizione.
  • Facilità di fruizione, per le amministrazioni Comunali e degli organi di controllo dei gruppi, della rendicontazione delle attrezzature messe a disposizione, ad esempio inventario in tempo reale, riconciliazione dei cespiti, ciclo di vita di una attrezzatura, ecc..

InMagazzino è frutto di un’esperienza decennale nello sviluppo di progetti informatici complessi e nella gestione di gruppi di volontari di protezione civile.
Si compone di tre elementi base:

  1. Un insieme di metodologie all’avanguardia per la gestione dei processi di logistica e di manutenzione, intesa come ciclo di vita delle attrezzature e di gestione delle stesse.
  2. Una soluzione applicativa di ultima generazione, derivata da ERP (Enterprise Resource Planning) sviluppati per contesti aziendali mission-critical.
  3. Un’infrastruttura tecnologica di elevata affidabilità e i relativi dispositivi per stampa e tracciamento per supportare efficientemente e in sicurezza processi di gestione del magazzino.InMagazzino è stata studiata per consentire di garantire elevati livelli di sicurezza per i membri dell’organizzazione. La conoscenza approfondita delle attrezzature, l’adozione di regole di comportamento unite alla sorveglianza sanitaria consentono di rispettare quanto previsto dal Dlgs. 81/08 e ridurre al minimo gli incidenti nel corso delle operazioni.
    Il tracciamento delle attrezzature avviene a 360 gradi dal ricevimento delle attrezzature allo smistamento nel magazzino secondo le ubicazioni, dal prelievo per l’utilizzo o prestito al loro rientro e/o reso.

InMagazzino viene implementata in risposta alle caratteristiche della protezione civile cliente, da un team specializzato e competente, capace di garantire una soluzione:

  • Flessibile – nell’adattarsi facilmente alla realtà e nel potersi riconfigurare secondo i cambiamenti nel tempo
  • Reattiva – nel rispondere a processi decisionali e operativi rapidi e a situazioni spesso impreviste e anomale
  • Scalabile – in accordo al percorso organizzativo di miglioramento “step-by-step” deciso dalla dirigenza

Il processo di implementazione ha inizio con un’efficace mappatura dei processi, realizzata con un’analisi “As-Is/To-Be” che consente di:

  • Fotografare l’attuale organizzazione del richiedente, in termini di modalità operative, risorse, tempistiche, colli di bottiglia, eccellenze e criticità.
  • Fissare gli obiettivi, le aspettative e le strategie processo per processo.
  • Individuare il percorso e le attività per conseguire gli obiettivi fissati.

Tale analisi dei processi, una volta condivisa e validata dalla direzione del richiedente, diventa la linea guida del progetto di implementazione e permette rilasciare InMagazzino completa di tutte le personalizzazioni richieste dal cliente.

L’implementazione della soluzione per la gestione del magazzino è nata per rispondere alle esigenze di gestione di un elevato numero di attrezzate utilizzate da un folto gruppo di volontari eterogeneo.
Il prerequisito, da subito chiaro, è stato quello di pensare ad una strutturazione del magazzino in termini di ubicazioni fisse, isole di gestione, magazzini fisici e virtuali.
A tale scopo il magazzino è stato, prima disegnato, e poi suddiviso fisicamente secondo il seguente schema:
1 Scaffale | 2 Posto | 3 Ripiano
Sono state identificate ulteriori aree fisiche come isole di carico e scarico attrezzature.
Sono stati individuati magazzini virtuali per i prestiti, per le attrezzature da sottoporre a riparazione, ecc..
In seguito è stato necessario provvedere al censimento delle attrezzature in termini di codici a barre e provvedere allo loro etichettatura.
Per ultimo è stato introdotto il software che ha permesso di configurare e personalizzare quanto necessario per la gestione.

  • Analisi dei processi aziendali mirata a definire i flussi operativi e i requisiti di massima delle funzionalità
  • Analisi “As Is – To Be
  • Micro-Analisi funzionale per ogni singolo processo e determinazione delle specifiche funzionali e operative
  • Setup del sistema per l’implementazione del modello applicativo identificato nelle fasi di analisi dei processi e di microanalisi funzionale
  • Caricamento dati, preceduto dal relativo test caricamento
  • Test funzionale congiunto con i Key-User
  • Validazione delle funzionalità rilasciate in base alla rispondenza funzionale
  • Tuning e affinamento per rispondere a specifiche richieste dell’utente
  • Collaudo congiunto con i Key-User delle funzionalità rilasciate, sulla base delle analisi effettuate
  • Training operativo agli utenti, in collaborazione con i Key-User
  • Supporto all’avvio attraverso affiancamento agli utenti fino alla completa autonomia
  • Memorizzazione della ubicazione delle attrezzature in un sistema che sia di supporto alla loro rintracciabilità.
  • Trasferimento delle conoscenze in un sistema (database) che garantisca indipendenza dal singolo volontario e che preservi tale conoscenza anche in momenti di turn over elevati
  • Conoscenza, in termini quantitativi e di disponibilità, delle attrezzature al netto di quelle già impegnate in altri scenari quali emergenze, servizi, esercitazioni, prestiti, ecc.
  • Riduzione dei tempi di risposta di approntamento per rispondere alle diverse sollecitazioni siano esse classificate come emergenze, servizi o quanto altro
  • Miglioramento del servizio in termini di efficienza ed efficacia reso alla popolazione
  • Migliore della capacità di finalizzazione degli investimenti grazie alla disponibilità di statistiche e indici di utilizzo delle attrezzature
  • Disponibilità di piani di sostituzione delle attrezzature al termine del loro ciclo di vita
  • Disponibilità per i prodotti quali, cibo, materiale sanitario, ecc., dello scadenziario e della tracciabilità per lotti