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Offerte

 

Il modulo Offerte si propone di gestire le attività aziendali di vendita e marketing rivolte alla redazione dei documenti di offerta e di promozione a clienti potenziali ed effettivi. Vuole essere di supporto alle attività di vendita di “prodotti” complessi, come servizi o forniture articolate in molte parti (ad esempio vendita chiavi in mano di hardware, software e servizi), nei quali l’offerta si esplicita spesso in un documento di varie pagine con un layout strutturato.

Nominativi

L’elemento centrale del modulo è rappresentato dai Nominativi, ovvero dai soggetti con i quali l’azienda intraprende rapporti commerciali attivi. I Nominativi possono essere Potenziali, Leads (che ricoprono un certo interesse per l’azienda), Prospects (soggetti di una trattativa commerciale), oppure Clienti effettivi (nel caso sia intervenuta una transazione commerciale). Questi ultimi saranno presenti anche nell’anagrafica principale dei Clienti. L’elenco dei Contatti può essere esportato ed importato verso/da Microsoft Outlook, allo scopo sia di attingere nominativi da banche dati esterne, sia di condivisione degli stessi all’esterno della procedura.

Offerta

L’Offerta viene compilata in modo guidato attraverso l’indicazione della sequenza di Sezioni della quale si compone: campi fissi di testata (come il nominativo, la data dell’offerta ecc.), semplici descrizioni, informazioni strutturate in un file, oppure elenchi di articoli/servizi (eventualmente sintetizzati in raggruppamenti logici: Gruppi e Sottogruppi). Il corpo dell’offerta può essere compilato manualmente oppure attingendo da Kit Promozionali e/o Offerte precedenti; i dati di testata vengono guidati/precompilati attraverso i Modelli Offerte. A seguito dell’accettazione dell’offerta viene generato automaticamente un documento di conferma all’interno del flusso documentale di ad hoc Revolution (un ordine od un documento interno).

Vista l’importanza degli aspetti formali della documentazione commerciale, le offerte possono essere generate in un formato strutturato mediante l’ausilio di un Word Processor (Microsoft Word, OpenOffice). Il documento dell’offerta potrà essere prodotto direttamente in tale formato, in modo da garantire un facile adattamento da parte dell’utente e/o in formato PDF (Adobe Acrobat).

Allegati

In considerazione del diffuso utilizzo di documenti da allegare alle offerte o ricevuti dai clienti, è stato implementato un sistema di file Allegati di Nominativi ed Offerte, con la gestione della copia fisica del file in cartelle di sistema oppure mediante collegamenti a cartelle di rete. L’utilizzo di Allegati ai Modelli Offerte permette di rendere disponibili, in modo centralizzato, documenti aggiornati rivolti alla forza vendita.

Attributi

Per ovviare ai limiti legati ai classici codici di raggruppamento, che risultano rigidi nel contenuto e nel numero (per quanti ne possano essere previsti), è disponibile un sistema con Attributi di raggruppamento/ricerca liberamente definibili dall’utente (strutturati in tipologie per garantirne una veloce identificazione) associati a Nominativi, Offerte ed Allegati, utilizzabile sia a fini di ricerca, sia per scopi di analisi statistica.

Statistiche

Sono inoltre presenti funzionalità di data warehousing sull’intero portafoglio delle offerte effettuate nel tempo: l’utente può definire Criteri di Elaborazione Statistiche preimpostati, stabilendo un ordine tra le diverse dimensioni dell’analisi: Attributi, Periodi, Classi Importo e Priorità, Operatore, Agente e altri campi di raggruppamento. Il risultato mette a confronto l’intero portafoglio offerte con quelle confermate (numero, importo totale e medio), e per queste ultime determina anche i giorni medi di gestione trattativa (data di conferma ultima versione – data registrazione prima versione) ed il numero medio di revisioni

 

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