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EDI Ad Hoc Enterprise

L’EDI (Electronic Data Interchange) è lo scambio di dati strutturati nei formati standard mediante mezzi elettronici tra applicazioni informatiche. Come "scambio fra i sistemi informativi di aziende diverse attraverso una rete di telecomunicazioni di documenti commerciali strutturati secondo standard concordati", l’EDI sostituisce i tradizionali sistemi cartacei per gli ordini d'acquisto, fatture, ordini di pagamento, bolle di consegna ecc., con una conseguente riduzione dei costi ed un aumento dell’efficienza legati ai processi aziendali eliminando controlli e verifiche manuali per tutte le transazioni commerciali. Per lo scambio di documenti ci si può servire di reti private dedicate fornite da VAN (Value Added Network) o di Internet (in quest’ultimo caso si parla di Web-Edi o Lite-Edi).

Nel mondo EDI, inteso genericamente come scambio elettronico di dati, si distingue EDIFACT, acronimo di Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport, che è uno standard internazionale proposto dalla Commissione Economica delle Nazioni Unite (UN) attraverso il quale vengono definiti:
- Set di regole sintattiche per strutturare i dati
- Protocolli per lo scambio interattivo (directory)
- Messaggi standard (es: Invoice, Orders, Desadv, Delfor,…)

edi strutturaSi tratta di un sistema dinamico perché vengono fornite nuove versioni (dette directory) di anno in anno, così come vengono definite le regole per nuove tipologie di messaggio.

Standardizzazioni (subsets) dell’EDIFACT sono proposte da enti nazionali ed internazionali, ad esempio:
- GS1 (a livello internazionale)
- Indicod-Ecr (Italia)

In ad hoc è stata realizzata un’infrastruttura parametrica che consente di generare/importare files conformi ad uno o più standard definiti nell’ambito dello scambio elettronico dei dati (EDI). Generalmente è sufficiente associare una struttura (di esportazione/importazione files) alle causali documento, oppure in modo più specifico, a gruppi di clienti/fornitori o a singoli clienti/fornitori per definire le modalità di scrittura/lettura dei files. La struttura, della quale è disponibile anche una visualizzazione ad albero, rappresenta la chiave di lettura/scrittura dei files. Una struttura EDI è assimilabile concettualmente ad un report di stampa. E’ in base alla struttura che viene definito il contenuto ed il layout dei files. Per ogni standard EDI che l’azienda intende adottare dovrà quindi essere predisposta almeno una struttura (es: Fattura Eancom 96A, DT Eancom 96A, Ordine Eancom 96A, Fattura XML, …).

Generazione file EDI

Per la generazione dei files EDI è possibile intraprendere diverse strade. I files possono essere generati da Print System (utilizzando l’apposito bottone) oppure tramite la gestione Export Documenti EDI che consente di creare anche un unico file a fronte di più documenti. Le strutture EDI vengono definite attraverso la predisposizione degli archivi strutture, elementi, formati e trascodifiche. In merito agli utilizzi delle strutture EDI, è necessario procedere al loro abbinamento a causali documento e/o in modo più specifico a clienti/fornitori. Oltre all’indicazione di una struttura EDI per ogni causale documento, è possibile stabilire un gruppo di appartenenza dei Clienti/Fornitori (il gruppo può essere utilizzato per definire delle trascodifiche comuni che valgano per diversi intestatari contemporaneamente). Il nome del file viene definito dall’utente tramite utilizzo di determinate variabili specificate nell’apposito campo dell’anagrafica struttura (es: ,, …).

Importazione file EDIedi importazione

Per quanto riguarda l’importazione dei documenti EDI è possibile utilizzare almeno due tipologie di interfaccia: una ha come obiettivo la massima automatizzazione e quindi un minimo intervento dell’utente (se non nullo); l’altra ha l’obiettivo di consentire la verifica passo dopo passo del processo di importazione al fine di risalire con immediatezza ad eventuali problemi riscontrati con uno o più files. L’intero processo di importazione è scomponibile in fasi specifiche. Il passaggio da una fase a quella successiva è guidato da procedure batch esplicitate per ciascuna struttura EDI. Sostanzialmente è possibile vedere ed utilizzare le elaborazioni standard per l’interpretazione di determinati files EDI, ma è anche possibile definire procedure di elaborazione diverse che consentiranno di gestire tutte le casistiche che potrebbe trovarsi di fronte l’utente. Al di là della modalità prescelta per eseguire l’importazione dei files EDI, il programma memorizza i logs dell’elaborazione di ogni file. L’automatizzazione massima del processo di importazione prevede la verifica del contenuto di una determinata cartella (ed eventualmente delle sottocartelle), l’associazione di ogni file ad una determinata struttura EDI (in base ai parametri definiti dall’utente) e quindi l’esecuzione automatica di tutti gli steps di cui è costituito l’intero processo

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