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Document management

 

Il modulo Document Management si prefigge l’obiettivo della completa gestione di vari tipi di documenti, generati direttamente dalla procedura oppure prodotti all’esterno. Permette di archiviare i documenti, di effettuare ricerche in base ad attributi definibili dall’utente e di inoltrarli ai destinatari in base a diversi sistemi di output: stampante, e-mail, fax, Net-Folder, Web Application e Postalite.

Il modulo può essere logicamente diviso in due sottoparti:

- Archiviazione Documentale: per l’archiviazione sia di documenti prodotti internamente attraverso il Processo Documentale), sia l’acquisizione di documenti di produzione esterna, e ne permette una facile ricerca.
- Processo Documentale: ha lo scopo di automatizzare e rendere più rigido l’inoltro dei documenti prodotti internamente dalla procedura (attraverso il processo di Stampa o Print System) verso tutte le possibili destinazioni: Stampante, E-Mail, Fax, Net-Folder, Web Application e Postalite.

Archiviazione Documentale

Il processo di archiviazione documentale può essere scomposto in più fasi: produzione file da archiviare, definizione attributi di archiviazione, processo di archiviazione del file, associazioni del documento, ricerca file archiviati. I file oggetto di archiviazione possono essere di produzione interna, generati da un Processo Documentale passano dalla Print System della procedura, o file di produzione esterna (sono tutti quei file che hanno origine all’esterno della procedura: documenti Word, PDF, grafici, immagini, che possono essere archiviati attraverso un’apposita funzione di creazione indici documenti).

Per ciascun file da archiviare è necessario definire degli attributi di archiviazione, che ne permettono la successiva ricerca “intelligente”. I file vengono archiviati all’interno di un percorso predefinito, o come file fisico o come link ad un file esterno.

Processo Documentale

Il Processo Documentale ha lo scopo di automatizzare e rendere più rigido l’inoltro dei documenti prodotti dalla procedura attraverso il processo di stampa o la Print System, verso tutte le possibili destinazioni indicate in precedenza. Il processo documentale è associabile ai diversi report presenti nella procedura; pilotabile in base a diversi criteri personalizzabili dall’utente; azionabile in modo definitivo al fine di evitarne la replica non voluta. Si possono definire più destinatari di inoltro per report come prevede la compilazione automatica di oggetto e testo di inoltro.

Il processo documentale è trasversale a tutta la procedura, in quanto può essere agganciato alla funzione di stampa standard (Print System). Sulla Print System è possibile attivare il processo documentale anche con anteprima a video; il flusso del programma dovrà essere riportato alla Print System standard nel caso non siano riscontrati processi legati al report considerato, oppure nel caso il processo sia non obbligatorio e l’utente desideri bypassarlo.

Il processo documentale è particolarmente utile per elaborazioni che richiedono tempo, come la fatturazione differita o la ristampa documenti. Al termine dell’elaborazione l’utente viene avvisato di eventuali documenti non processati (verso le varie destinazioni) ed i relativi motivi di errore in forma di file di log, che l’utente potrà visionare e/o stampare alla fine del processo.

Extended Document Server (EDS)

Si tratta di un’estensione del modulo “Document Management” che consente un’archiviazione su uno o più server dedicati, che si preoccupano della memorizzazione fisica dei files. Caratteristiche rilevanti:

- centralizzazione delle attività di archiviazione su uno più Server dedicati;
- sicurezza mediante tecniche di criptazione;
- ottimizzazione delle operazioni di archiviazione e ricerca dei files.

 

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