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Document Management Ad Hoc Enterprise

Il modulo Document Management si prefigge l’obiettivo della completa gestione di vari tipi di documenti, generati direttamente dalla procedura oppure prodotti all’esterno. Permette di archiviare i documenti, di effettuare ricerche (in base ad attributi definibili dall’utente) e di inoltrarli ai destinatari in base a diversi sistemi di output: Stampante, E-Mail, Fax, Net-Folder, Corporate Portal e Postalite.

Il modulo può essere logicamente diviso in due sottoparti:
- Archiviazione Documentale: ha lo scopo di archiviare sia i documenti di produzione interna (generati dal Processo Documentale), sia quelli di produzione esterna, e di permetterne una facile ricerca.
- Processo Documentale: ha lo scopo di automatizzare e rendere più rigido l’inoltro dei documenti prodotti internamente dalla procedura (attraverso il processo di Stampa o Print System) verso tutte le possibili destinazioni: Stampante, E-Mail, Fax, Net-Folder, Corporate Portal e Postalite.

Archiviazione Documentale
Il processo di archiviazione documentale può essere scomposto in più fasi: produzione file da archiviare, definizione attributi di archiviazione, processo di archiviazione del file, associazioni del documento, ricerca file archiviati. I file oggetto di archiviazione possono avere due macro origini: file di produzione interna (vengono generati da un Processo Documentale ovvero passano dalla Print System della procedura) e file di produzione esterna (sono tutti quei file che non vengono originati direttamente dal processo documentale: documenti Word, PDF, grafici, immagini,… che possono essere archiviati attraverso un’apposita funzione della procedura, la manutenzione Indice Documenti).
Per ciascun file da archiviare è necessario definire gli attributi di archiviazione, allo scopo di identificare la classe documentale di riferimento ed i parametri per la successiva ricerca (la classe documentale di riferimento determina il percorso di memorizzazione del file ed i parametri di ricerca). I file da archiviare devono essere memorizzati all’interno di una cartella con un percorso definito sulla classe documentale. L’utente può eventualmente decidere di memorizzare nel percorso solo un link al file, anziché una vera e propria copia. Gli allegati possono essere associati ad un’entità del gestionale (ad esempio ad un certo articolo, ad un certo cliente, …) oppure ad un processo documentale e possono essere ricercati mediante un’apposita funzione che mette a disposizione diversi criteri di selezione.

Processo Documentaleprocessi_documentali_document_management
La funzione di Processo Documentale ha lo scopo di automatizzare e rendere più rigido l’inoltro dei documenti prodotti internamente dalla procedura (attraverso il processo di Stampa o Print System) verso tutte le possibili destinazioni indicate in precedenza. Il processo documentale presenta le seguenti caratteristiche: associabile ai diversi documenti di produzione interna riscontrabili nella procedura; pilotabile in base a diversi criteri personalizzabili dall’utente; azionabile in modo definitivo al fine di evitarne la replica non voluta; prevede più destinatari di inoltro per report; prevede la compilazione automatica di oggetto e testo di inoltro.
Il processo documentale è trasversale a tutta la procedura: è agganciato alla funzione di stampa standard (Print System). Sulla Print System è possibile attivare il processo documentale anche con anteprima a video; il flusso del programma dovrà essere riportato alla Print System standard nel caso non siano riscontrati processi legati al report considerato, oppure nel caso il processo sia non obbligatorio e l’utente desideri bypassarlo.
Il processo documentale può essere molto lungo (ad esempio, in presenza di elaborazioni come la fatturazione differita o la ristampa documenti). Al termine l’utente viene avvisato su tutti i documenti che non sono stati processati (verso le varie destinazioni) ed i relativi motivi di errore. A tale scopo, dovrà essere creato un cursore contenente il Resoconto del Processo (ovvero le attività non effettuate ed i relativi motivi), che l’utente potrà visionare e/o stampare alla fine del processo.

Extended Document Server (EDS)
Si tratta di un’estensione del modulo “Document Management” che consente un’archiviazione su uno o più server dedicati, che si preoccupano della memorizzazione fisica dei files. Caratteristiche rilevanti:
- centralizzazione delle attività di archiviazione su uno più Server dedicati;
- sicurezza mediante tecniche di criptazione;
- ottimizzazione delle operazioni di archiviazione e ricerca dei files.

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