Document management

Area interfaccia con l'esterno

Document management risponde all'esigenza di automatizzare l'invio di informazioni (documenti) verso l'esterno dell'azienda in modalità controllata e personalizzata per ogni destinatario, tenendo traccia di tutta la documentazione inviata e dell'esito delle comunicazioni.
Consente inoltre di classificare ed archiviare le informazioni, sia prodotte internamente che provenienti dall'esterno, collegandole ad ogni singolo elemento del sistema gestionale (ad esempio l\'immagine acquisita via scanner di una fattura può essere collegata al fornitore, alla registrazione della fattura, alla banca, ecc.) e fornendo un efficace metodo di interrogazione con criteri di ricerca impostabili dall'utente.

Il modulo può essere logicamente diviso in due sottoparti :

• processo documentale
  Ha lo scopo di automatizzare e rendere più rigido l' inoltro dei documenti prodotti internamente dalla procedura (attraverso il processo di stampa o print system) verso tutte le possibili destinazioni: stampante, e-mail, fax, net-folder, postel e memorizzazione su disco o supporto (archiviazione);
• archiviazione documentale
  Ha lo scopo di archiviare sia i documenti di produzione interna (generati dal processo documentale) sia quelli di produzione esterna e di permetterne una facile ricerca. Nel modulo viene realizzata sia una soluzione minimale autonoma di archiviazione che una soluzione più avanzata che prevede l\'interfaccia con il prodotto Archiweb di Zucchetti Spa.

  Gestione avanzata dell'inoltro di documenti
  Qualsiasi operazione eseguibile all'interno di Ad Hoc Enteprise che produca un documento (stampa) può essere associata ad un processo documentale , nel quale verranno definite informazioni quali:

• l'insieme delle operazioni automatiche di inoltro da eseguire (stampa, invio fax, email, netfolder, invio postel) personalizzabili in base all'utente(o gruppo) che esegue l'operazione ed al destinatario dell'inoltro;
• l'eventuale ripetibilità del processo o no, per evitarne la replica non voluta da parte dell'utente;
• i destinatari dell'inoltro, in base al contenuto del report stesso (ad esempio gli intestatari dei documenti in caso di fatturazione differita);
• l' oggetto e testo di inoltro compilati in automatico.

  Gestione archiviazione
  L'archiviazione viene eseguita associando un file esterno a qualsiasi elemento della procedura (cliente, fornitore, agente, documento, cespite, ecc.). E' prevista una suddivisione in classi documentali personalizzabili in base al\'utente (o gruppo) che esegue l'operazione e/o al contenuto del record associato al file.
  Per i file di produzione interna una delle operazioni previste dal processo documentale è l'archiviazione, con tutte le possibilità di gestione delle autorizzazioni già previste per l'inoltro ed eventualmente l'archiviazione diretta sul programma Archiweb di Zucchetti Spa.