ArchEdc

Lo strumento che cercavi per l’archiviazione documentale

Massima Versatilità nelle soluzioni per il document management

Nuove Opportunità

In seguito all’emanazione di queste norme è oggi possibile archiviare e conservare qualunque tipologia di documento in formato elettronico.
In particolare oggi, è consentita la conservazione in formato elettronico dei documenti contabili, con efficacia anche ai fini fiscali e con conseguente possibilità di distruzione degli archivi cartacei.
Naturalmente il documento informatico, soprattutto se rilevante ai fini fiscali, deve possedere determinate caratteristiche e deve essere conservato secondo un procedimento analiticamente descritto dalla legge.

Tipologie di documenti

Le regole fissate dalla legge si possono applicare a:
·  Fatture attive e passive
·  Libro giornale, libro degli inventari,libro dei cespiti, registro dei corrispettivi,mastri, libro   
   giornale di magazzino, registro di carico e scarico
·  Registri IVA (delle vendite, degli acquisti,riepilogativo)
·  Modulistica relativa ai pagamenti (F24, F23, bollettini c/c, ecc.)
·  Bilancio d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa)
·  Contratti (proposte, inviti a proporre e accettazioni quali: offerte a clienti, ordini a fornitori,  c
   conferme d’ordine a clienti, accordi di distribuzione, fornitura di merci e di servizi, contratti   
   assicurativi, contratti finanziari….)
·  Solleciti di pagamento, estratti conto,avvisi
·  Cedolini paga
·  Lettere e fax in genere
·  Dichiarazione dei redditi.

Il documento informatico

Il documento informatico, per essere rilevante ai fini tributari e quindi per essere validamente conservato in formato elettronico, deve possedere i seguenti requisiti:

·  Deve avere la forma di un documento statico non modificabile
·  Deve essere emesso con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione
   elettronica
·  Può essere memorizzatosi qualunque tipo di supporto purchè ne sia garantita la leggibilità nel
   tempo e ne sia assicurato l’ordine cronologico
·  Deve essere reso disponibile su supporto informatico e , a richiesta, su supporto cartaceo
   presso il luogo di conservazione
·  Devono essere consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dall’archivio
   informatico.

Il processo di conservazione

Il processo di conservazione del documento informatico avviene mediante la sua memorizzazione su supporto idoneo a garantirne la leggibilità nel tempo (es. cdrom,dvd, hard disk, ecc.).
Tale processo termina con l’apposizione sull’insieme dei documenti o sull’impront dell’archivio, della sottoscrizione elettronica e della marca temporale da parte del Responsabile della Conservazione.

Il soggetto interessato o il Responsabile della conservazione, deve trasmettere alle competenti Agenzie fiscali l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la sottoscrizione elettronica e la marca temporale entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dalla
legge.

Design del modulo grafico

L’editor grafico integrato permette la realizzazione di layout (o forms) elettronici aventi le stesse caratteristiche dei modelli tipografici cartacei.
Sono previste differenti tipologie di oggetti grafici (testi, linee, rettangoli, poligoni, immagini, barcone, …) per ciascuno dei quali è possibile definire una serie di proprietà, come tipo
linea, spessore, riempimento, colore, ecc.

Archiviazione Elettronica

ArchEdc consente di archiviare,all'interno del proprio database, le seguenti tipologie di documenti:
·  Spool di stampa, integrando i dati all’interno di layout elettronici progettati con l’editor grafico
   professionale;
·  Documenti elettronici, come email, fax, pdf, doc, xls, ecc.;
·  Documenti cartacei tramite acquisizione da scanner;
·  File di testo generati tramite una procedure di esportazione dell’applicativo chiamate in grado di
   generare un file avente una determinata sintassi.
La struttura ad albero consente la completa personalizzazione dell’archivio che può essere  trutturato su più livelli (ad esempio archiviando le fatture per cliente/anno/numero ….). I   documenti possono quindi essere visualizzati in anteprima a video, modificati, stampati e archiviati nuovamente nel data base di ArchEdc.

Ricerca per chiavi o full-text

Sono previste due modalità di ricerca:
La prima si basa sull’assegnazione della qualifica di chiavi di rierca a determinati campi del form, tramite i quali verranno poi ricercati i documenti archiviati; la seconda permette invece di ricercare
una stringa o un intervallo di valori, indipendentemente dall’assegnazione di chiavi di ricerca.

Invio tramite e-mail o fax

I documenti archiviati possono essere inviati automaticamente tramite fax e/o e-mail sfruttando i driver fax e gli strumenti di posta elettronica già installati sul sistema (Outlook Express, Lotus Notes, FaxSys, Zetafax, Winfax, ecc.).

Gestione utenti

Per ciascun documento o gruppo di documenti è possibile impostare l’elencodegli utenti che vi  possono accedere e le operazioni ad essi consentite: lettura, modifica, inserimento, cancellazione, firma.


Firma digitale
Gestione della Firma digitale e del riferimento temporale, anche mediante Smart Card compatibili con sistemi Microsoft rilasciate dagli enti certificatori.

XML
Procedura totalmente automatizzata per l’importazione e l’esportazione dei dati in formato XML.
L’eXtensible Markup Language facilita la comunicazione e le transazioni rimuovendo il bisogno di adottare codice proprietario e trova una vasta applicazione nello scambio di dati tra strutture non omogenee, rendendo attuale e possibile la condivisione di informazioni.

Moduli aggiuntivi

Conservazione Sostitutiva
Gestione del processo di conservazione sostitutiva secondo quanto stabilito dalla delibera CNIPA 11/2004 (e successive modificazioni) e dal D.M. 23 gennaio 2004 (e successive modificazioni).
Il processo può essere gestito in outsourcing attraverso l’integrazione ArchEdc al servizio LegalDoc di InfoCert (con delega ad InfoCert delle responsabilità della conservazione) oppure internamente con il modulo per la conservazione di ArchEdc.

OCR
Il modulo OCR di Archedc è la soluzione più robusta per strutturare, indicizzare e convertire i documenti in file di testo pienamente ricercabili e/o editabili. E’ basato sulla tecnologia OCR (Optical Character Recognition) sofisticata e multilingua di I.R.I.S.

Web Edition
Prevede la possibilità di accedere all’archivio dei documenti tramite browser Internet. Per accedere all’archivio è sufficiente aver sul client il browser “Internet Explorer” tramite il quale verrà effettuata la connessione al server web. Verificate le autorizzazioni, gli utenti potranno eseguire on-line tutte le operazioni eseguibili dal client LAN.

Import telematici
Permette di effettuare l’archiviazione elettronica e la gestione (stampa, anteprima, ricerca, modifica, importazione del file telematico, ecc.) dei seguenti modelli fiscali: F24, 730, 770 ordinario e semplificato, comunicazione annuale deati IVA, Iva annuale, Unico PF-SP-SC-ENC (con Studi di settore e Parametri), Dichiarazioni d’Intento, ecc..

Import AS/400 IBM
Installato sul server As/400, permette di risolvere tutte le problematiche relative alla selezione e acquisizione dello spool.
E’ infatti possibile indirizzare le stampe, associarle al modello grafico ed eseguire su di esse, in maniera totalmente automatizzata, operazioni diverse quali archiviazione, esportazione in formato PDF, invio e-mail o fax, ecc..

Archiviazione su File System
Prevede la possibilità di salvare su File System i documenti precedentemente archiviati sul database, mantenendo su quest’ultimo le informazioni necessarie per la visualizzazione, la ricerca e la stampa dei documenti.

Fatturazione elettronica
Permette, mediante una procedura guidata, la gestione, l’invio tramite e-mail, l’archiviazione e la conservazione sostitutiva delle fatture in formato elettronico. E’ prevista l’importazione e l’esportazione delle fatture nel formato di interscambio XML ministeriale.

Principali vantaggi, e modi di attuare la conservazione sostitutiva

Economici:

·  Eliminazione dei costi dei materiali quali carta, buste e bolli;
·  Riduzione dei costi di gestione delle aree di archivio;
·  Eliminazione dei costi di gestione manuale dei documenti (data entry);
·  Riduzione dei tempi di ricerca ed esibizione dei documenti;
·  Eliminazione dei costi di distribuzione dei documenti.

Logistici:
·  Recupero degli spazi attualmente riservati agli archivi.

Giuridici:
·  Piena validità probatoria e fiscale dei documenti informatici con l’apposizione della firma digitale
    e della marca temporale;
·  Conformità del processo di conservazione alla normativa vigente.

Organizzativi:
·  Possibilità di gestire elevati volumi di dati;
·  Accesso distribuito ai documenti da parte di tutte le funzioni aziendali;
·  Condivisione delle informazioni tra i diversi reparti;
·  Maggiore efficienza del personale e maggiore produttività;
·  Riduzione di eccezioni, errori e contestazioni;
·  Massima garanzia di sicurezza, affidabilità e durabilità;
·  Elevati standard di sicurezza fisica e logica;
·  Funzioni di back-up & disaster recovery;
·  Miglioramento dell’immagine in termini di efficienza, modernità, rapidità, disponibilità e
   organizzazione.

Conservazione Sostitutiva on-site

ArchEdc dispone di un modulo per la conservazione sostitutiva dei documenti, conforme a quanto stabilito dalla delibera CNIPA 11/2004.

Principali caratteristiche:
·  Modulo totalmente integrato in ArchEdc;
·  Procedure guidate che aiutano l’utente nel processo di conservazione sostitutiva;
·  Presenza di alert e controlli;
·  Gestione dei servizi di firma digitale e marca temporale;
·  Manuale del Responsabile della conservazione sostitutiva.

Conservazione Sostitutiva dei documenti in Outsourcing

Il servizio in outsourcing, dedicto alle imprese e professionisti orientati alla conservazione
sostitutiva dai piccoli, medi e gradi volumi e dalle molteplici tipologie di documenti,permette di mantenere di mantenere e garantire nel tempo l’integrità e autenticità di un documento informatico nel rispetto delle normative vigenti.

Le principali caratteristiche sono:
·  Accesso al servizio da ArchEdc, oppure direttamente dal software di gestione documentale in
   uso, utilizzando l’apposito modulo di integrazione di ArchEdc;
·  Delega delle responsabilità del processo di conservazione dei documenti;
·  Procedure di controllo, back-up, auto diagnostica gestite centralmente da una Disaster
   Recovery;
·  Utilizzo dei servizi di firma digitale, marca temporale e posta elettronica certificata compresi nel
   servizio ed a carico dell’outsourcer.

Requisiti minimi di sistema

Piattaforma hardware

Server: Processore Pentium IV (o equivalente ), 2 Ghz, 2 Gb Ram
N.B. Si consiglia un server dedicato
Web Server: Pentium VI (o equivalente), 2 Ghz, 2 Gb Ram
Client: Pentium IV (o equivalente), 2 Ghz 1 Gb Ram
Sistemi operativi e requisiti software
Server: Windows 2003
Web Server: IIS vers. 6.0 o successive + Framework 2.0
Client Application: Windows Xp, Framework 2.0
Masterizzazione: Nero Burning ROM
Client Web: Microsoft IE vers. 6.0 o successive, Framework 2.0
Protocollo di Comunicazione e Rete
Protocolli: TCP/IP e tutti i protocolli compatibili con il Data Base relazionale, Net Bios su TCP/IP in caso di multiutenza.
Rete: Wan solo per accesso client web, LAN tra data Base/Web Server


 

La gamma di ArchEdc continua con

ArchEdc Professionisti è il software per l’archiviazione e conservazione dei libri contabili e
delle dichiarazioni fiscali trasmesse all’Amministrazione finanziaria tramite tracciato telematico.
Con ArchEdc Professionisti si compie il primo passo verso la completa digitalizazione dei documenti fiscali e la loro definitiva conservazione sostitutiva in formato elettronico.

ArchEdc Consulenti del lavoro è il software per l’archiviazione e conservazione del Libro Unico
del Lavoro (LUL), il Cedolino paga (individuale e riepilogativo aziendale), il prospetto
del costo del personale, il prospetto mensile TFR, delle registrazioni contabili, il modulo
DM10, il CUD.

ArchEdc Telematici è il software che gestisce a 360° l’intero processo di gestione della
fornitura telematica permettendo di risparmiare fino al 70% del tempo dedicato complessivamente
a questa gestione. Con ArchEdc Telematici è possibile avere un percorso automatico guidato per il controllo, L’invio e l’archiviazione contemporanee di una o più forniture telematiche, “dimenticarsi” di Entratel ed essere già predisposti per la conservazione ottica sostitutiva.